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Optimiser le coût de vos équipements informatiques et télécoms avec le progiciel Global e-line

L'intervention la plus demandée :
" Comment réduire nos coûts d'impression ?"
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Les consultants BusinessLine interviennent quotidiennement dans des entreprises qui recherchent une optimisation des coûts de gestion de leurs équipements technologiques (informatiques et télécoms, ordinateurs, imprimantes, etc.).

Que constatent nos clients sur leurs équipements informatiques et télécoms ?
- une croissance trop forte de coûts de consommables (imprimantes en particulier)
- un budget trop important d'achats matériels
- des coûts croissants d'assistance (interne / externe) aux utilisateurs
- un nombre d'équipements trop élevé par rapport à des organisations de taille identique ou du même secteur d'activité
- des modes obsolètes de contractualisation avec les fournisseurs de technologie
- etc.

Que souhaitent nos clients ?
- des économies budgétaires (matériels, consommables, assistance)
- des innovations technologiques utiles et rentables
- l'amélioration de la satisfaction des utilisateurs
- la mise en place de nouveaux modes de collaboration avec leurs fournisseurs
- etc.

Que proposent nos consultants BusinessLine et nos partenaires Conseil ?
Les consultants BusinessLine ont mis au point une méthodologie d'évaluation technico-économique de parcs d'équipements. En intervenant directement dans votre environnement ou via les partenaires Conseils de BusinessLine, nos consultants vous proposent d'évaluer le coût de gestion de vos parcs d'équipements dans une approche mixant T.C.O. (Total Cost of Ownership) et T.E.V. (Total Economic Value) et utilisant des outils basés sur Global e-line. Ces études technico-économiques, sollicitant les informations et les acteurs des directions techniques, utilisateurs et financières, vous aident à déterminer vos axes d'amélioration et vous fournissent les outils et indicateurs pour maintenir dans le temps une productivité optimale de vos équipements.

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Exemple d'étude : Objectifs du client

Le client souhaite conduire une étude lui permettant d'atteindre les objectifs suivants :

1. Définir les besoins en équipement (matériels, logiciels, imprimantes, accès Internet, etc.) des utilisateurs selon leur métier, leur position hiérarchique, leur implantation géographique.

2. Comparer ces besoins avec les équipements existants, mais aussi avec les méthodes actuelles d'affectation et d'utilisation de ces équipements et des consommables associés.

3. Définir un plan d'évolution permettant une évolution de la technologie, de son mode d'affectation et d'utilisation permettant un maintien (ou une amélioration) de la satisfaction dans une meilleure maîtrise des coûts.

Le client souhaite obtenir en 1 à 3 mois un avancement significatif lui permettant de décider des actions à entreprendre.

Exemple d'étude : Objectifs de BusinessLine

Les objectifs de BusinessLine sont :

1. Efficacité : de conduire l'étude souhaitée par le client et de fournir les résultats attendus avec des équipes spécialisées sur ce type d'opérations et dotées des méthodes et outils adéquats.

2. Valeur ajoutée : d'inclure dans les résultats fournis au client le savoir-faire acquis par BusinessLine dans ses interventions dans plus de 40 grandes entreprises et organisations depuis 2001 sur des opérations relatives au déploiement, à l'exploitation et au soutien d'équipements informatiques et télécoms.

3. Pérennité : de fournir au client les indicateurs dynamiques et outils permettant de faire vivre les résultats obtenus en fonction des futures évolutions d'organisation et des métiers du client et des nouvelles offres produits et services des fournisseurs d'équipements.

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Avantages de la proposition de BusinessLine

La proposition de BusinessLine présente 3 avantages clés pour le client :
- Expertise dans le domaine
- Méthodes, Outils et Equipes spécialisées
- Indépendance avec les fournisseurs

Avantage n°1 - Expertise dans le domaine
BusinessLine est intervenu récemment dans plusieurs dizaines d'entreprises de tous secteurs, en France, en Italie, etc. pour auditer, organiser, améliorer l'efficacité économique, technique et humaine de l'utilisation des équipements informatiques et télécoms des entreprises (voir l'Espace Presse pour plus d'informations).

Les missions menées par BusinessLine portent sur :
· élaboration et suivi de plans de déploiement d'équipements informatiques et télécoms
· organisation et équipements de centres d'assistance technique
· élaboration de cahiers de charges pour outsourcing de gestion de parc informatique
· création de bases de connaissances pour la capitalisation du savoir-faire
· définition d'indicateurs de T.C.O. d'équipements informatiques et télécoms
· étude économique de satisfaction sur l'usage d'équipements informatiques et télécoms
· etc.

Avantage n°2 - Méthodes, outils et équipes spécialisées
Les consultants BusinessLine interviennent en spécialistes de ces domaines avec un package méthodologique et d'outils logiciels permettant d'une part la conduite efficace de missions de conseil, et d'autre part, fournissant au Client les moyens de faire vivre, maintenir les résultats de l'étude et donc d'adapter leurs décisions aux nécessaires évolutions de leur organisation.

Les consultants BusinessLine disposent des outils logiciels Global e-line fournis par les services R&D BusinessLine, éditeur de progiciels pour le pilotage et la gestion de centres de support et services d'assistance.

Avantage n°3 - Indépendance avec les fournisseurs
Les consultants BusinessLine interviennent en indépendance des constructeurs et fournisseurs d'équipements informatiques et télécoms.

BusinessLine ne revend, ni ne fait la promotion de logiciels systèmes, bureautiques, ni de matériels ou accessoires informatiques.

Cependant pour accomplir leur mission, nos consultants ont une forte connaissance des offres des équipementiers afin d'intégrer dans nos études leurs meilleures solutions produits et services susceptibles d'apporter des bénéfices à nos clients.

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Méthodologie de l'étude (extrait)

Evaluation technico-économique d'un parc d'équipements technologiques

Les consultants BusinessLine conduisent cette mission, dans les règles de l'art, en 4 étapes identifiées :
1. Préparation Définition détaillée des objectifs et livrables attendus
2. Collecte Collecte des données
3. Analyse Analyse des données
4. Bilan Production et présentation des livrables

Processus

Nous pouvons schématiser ces différentes phases dans le diagramme de processus ci-contre.

L'objectif d'une étude est, dans le temps imparti et selon les données disponibles, de structurer ce système d'information pour la gestion de la technologie du client.

Selon les attentes les plus fortes du client, l'étude pourrait par exemple être centrée sur :
- Définition des besoins métiers de la technologie.
- Définition des besoins théoriques des utilisateurs.

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1. Préparation

Dans le plan de déroulement de l'étude, la première étape, dite de préparation, consiste à définir dans le détail le spectre de l'étude et les livrables attendus.

2. Collecte

Dans une étude, la collecte de données est une étape primordiale car il s'agit de déterminer la situation existante.
Elle consiste à recueillir les données existantes utiles à la conduite de l'étude, données présentes dans des bases de données du client ou disponibles sur documents papier ou lors d'interviews avec les intervenants du client.

La collecte portera, de façon non exhaustive, sur les données contribuant aux points suivants :
- Inventaire physique de l'entreprise afin d'avoir le détail de la technologie
- Profils utilisateurs :
  o Par lieu (agence, siège, services)
  o Par métier
  o Par application informatique utilisée
- Bilan des appels et interventions du support :
  o Profil des utilisateurs demandeurs
  o Type de matériel
  o Fréquence
  o Motif et déroulement des assistances.
- Définition des besoins technologiques par métier

Cette phase est prévue sur une durée prédéfinie. Les analyses et recommandations des phases 3 et 4 seront établies sur la base des données qui auront pu être collectées dans le temps imparti.

3. Analyse

Cette phase est prévue sur une durée prédéfinie. Elle consistera en particulier à établir les besoins technologiques par métier. Elle consistera aussi à établir une matrice des technologies nécessaires et des consommations / utilisations prévisibles pour la nomenclature des métiers identifiés.

Analyse unitaire

La phase d'analyse consistera à :
- Identifier les points-clés expliquant la situation existante.
- Comparer avec les best practices.
- Identifier les points d'amélioration.

Analyses croisées

L'analyse croisée permet de mettre en avant les différentes relations existantes entre les coûts d'assistance, les consommables, le profil de l'utilisateur, sa satisfaction ou encore le prix d'achat d'une unité technologique.

Etude des meilleures pratiques
La gestion de la technologie est la recherche du meilleur compromis entre l'indispensable satisfaction des utilisateurs (la technologie étant souvent un maillon clé de leur chaîne de productivité) et une maîtrise des coûts (la technologie constitue un poste de dépenses à surveiller).

Les enjeux de productivité du travail et de maîtrise des coûts sont souvent tels qu'une étude des "Best Practices" et la pratique du benchmarking est pertinente.

Les Consultants de BusinessLine utilisent 3 sources principales d'information de Best Practices :

Les Best Practices proposées par les Cabinets d'Etude (GARTNER, Cowen)
Elles ont pour avantage de mettre à disposition des tendances fortes, des indicateurs de coûts intra et interbranches et de fournir des éléments autour du concept de T.C.O. (Total Cost of Ownership).

Les Best Practices proposées par les Fournisseurs d'Equipements
Les équipementiers ou fournisseurs dans le secteur de la technologie mettent à disposition des clients, des partenaires et des cabinets-conseil des recommandations globales (sur la gestion et le coût et leur intégration dans un système d'information), des recommandations sectorielles (sur des retours d'expérience de leurs clients), des recommandations produits-services (sur les performances attendues et constatées sur chacune de leur unités technologiques et leurs best practices pour chacun de leur produit et offre de service). Les Consultants BusinessLine suivent au plus près les publications de principaux fournisseurs.

Les Best Practices constatées par les Consultants BusinessLine
Ces Best Practices, fruits d'une part, de l'expérience personnelle des consultants BusinessLine dans les missions de définition, de déploiement et d'exploitation d'équipements informatiques et télécoms et d'autre part, des relations établies avec l'ensemble des Clients sur lesquels interviennent les Consultants BusinessLine dans tous les secteurs d'activité (Finances, Industrie, Administration, Services). Ce panel d'entreprises est représentatif : CREDIT AGRICOLE, MOTOROLA, FRANCE TELECOM, SAINT-GOBAIN, CNAM, CHR Régionaux, RECTORATS, etc.. Ce panel rassemble des entreprises de tailles diverses gérant de quelques centaines à plusieurs centaines de milliers d'équipements informatiques et télécoms.

Exemple de Best Practices - Comment réduire un budget d'assistance sur équipements informatiques et télécoms

Bilan et recommandations

L'étape de "Bilan et Recommandations" est l'étape à l'issue de laquelle le client entre en possession du rapport de fin d'étude.

Le rapport inclura, selon les données collectées et le temps imparti par la mission,
· l'ensemble des éléments que les consultants BusinessLine auront jugé pertinents pour enrichir le système d'information de pilotage technique et économique des équipements technologiques du client.
· les recommandations que les consultants BusinessLine estimeront être des axes de travail pertinents pour une conduite du changement dans la gestion des ressources de ces équipements.